Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE (for English, scroll down) (28.4.2020)

  1. Rekisterin nimi

Suomen kehitystutkimuksen seuran jäsenrekisteri

  1. Rekisterinpitäjän identiteetti ja yhteystiedot

Kehitystutkimuksen seura ry /  http://www.kehitystutkimus.fi/
Osoite: c/o Kehitysmaatutkimus, PL 18, 00014 HELSINGIN YLIOPISTO

  1. Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä

Yhdistyksen sihteeri vastaa rekisteriä koskevista asioista. Rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt ja kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen info [at] kehitystutkimus.fi

  1. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien, sen entisten jäsenien (myöhemmin ”jäsen”) ja yhdistyksen yhteydenottoja haluavien yhteystietoja.

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Jäsenrekisterin käyttötarkoitus on ylläpitää kehitystutkimuksen seuran (tästä eteenpäin “yhdistys”) jäsenten, sen tiedotteita ja yhteydenpitoa haluavien (tästä eteenpäin “muut kiinnostuneet”) sekä konferenssiosallistujien yhteystietoja. Lisäksi yhdistyksen tekemissä sopimuksissa voi olla sopimusosapuolten yhteystietoja.

Jäsenrekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva jäsenrekisteri, jonka avulla hallitaan jäsenyyttä, jäsensuhteita, -toimintaa ja –viestintää. Jäsenrekisteriä käytetään myös yhdistyksen jäsenten välisen yhteistyön edistämiseen ja syventämiseen. Jäsenrekisteriä käytetään pääasiassa viestintään jäsenille ja muille kiinnostuneille (esim. uutiskirjeet, tapahtumaviestintä) ja tässä tarkoituksessa sen pohjalta saatetaan luoda sähköpostijakelulistoja.

Jäsenrekisterin tietoja voidaan myös käyttää tilastotiedon tuottamiseen yhdistyksen käyttöön sekä lainsäädännön mukaisesti konsulttisopimuksien ja hankkeiden asiantuntijapalveluiden toteuttamiseen.

Henkilötietojen käsittely ja säilytys perustuu henkilön vapaaehtoiseen ja tietoiseen suostumukseen ((EU) 2016/679, artiklat 6 ja 7).

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Jäseneksi rekisteröitymisen yhteydessä annettavat pakolliset tiedot on merkitty asteriskilla (*)

  • Nimi*
  • Sähköpostiosoite*
  • Postiosoite (pakollinen liityttäessä seuran järjestämän konferenssin yhteydessä)
  • Opiskelija vai ei
  • Minä vuosina on ollut jäsen
  • Mahdollisesti muut henkilön itsensä antamat ansioluettelon kaltaiset tiedot.
  1. Henkilötietojen käsittelijät

Pääkäyttäjiä ovat yhdistyksen hallituksen jäsenet sekä rekisterin tietojen säilytyksestä vastaavat palveluntarjoajat. Jäsenrekisterin käsittely voidaan ulkoistaa osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin yhdistys takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden/tahojen toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Tiedot on kerätty tietokantoihin, joihin vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana.

Yhdistys käyttää tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan voimassaolevan suomalaisen ja eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

  1. Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin

Jäsenrekisterin tallennettuja tietoja ei luovuteta tai siirretä EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.

  1. Tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöiltä muun muassa www-lomakkeella lähetetystä viestistä (jäseneksi rekisteröitymisen yhteydessä), sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.

  1. Henkilötietojen säilyttämisaika

Tiedot poistetaan, kun rekisteröity ilmoittaa halukkuudestaan poistua jäsenrekisteristä tai kun hän ei ole jäsen eikä kuulu mihinkään sähköpostijakelulistaan.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:

  • Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • Saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
  • Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • Vaatia henkilötietojensa rajoittamista ja poistamista.

Lisäksi rekisteröidyllä on säädöksien mukaan myös oikeus:

  • Peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröiden suostumukseen;
  • Tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
  1. Valvontaviranomaisen yhteystiedot

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

  1. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profiloinnin tekemiseen.

  1. Kieliversioiden laillinen pätevyys

Kieliversioiden ollessa ristiriidassa keskenään suomenkielinen teksti on kaikissa tapauksissa pätevä.

  1. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään säädöksien muuttuessa tai tarvittaessa muutoinkin, kuten rekisteristä vastaavan henkilön vaihtuessa. Mikäli yhdistys muuttaa selostetta, laitetaan muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, yhdistys voi informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla nettisivuille asiasta ilmoituksen.

 

PRIVACY POLICY (28.4.2020)

  1. Name of the register

Member Register of the Finnish Society for Development Research

  1. Identity and contact information of the data controller

Finnish Society for Development Research (FSDR) / http://www.kehitystutkimus.fi/
Address: c/o Kehitysmaatutkimus, PL 18, 00014 HELSINGIN YLIOPISTO

  1. Contact information in matters regarding the use of the register

The secretary of the society is in charge of the register. Requests and questions regarding the use of the register should be sent to: info [at] kehitystutkimus.fi

  1. Registered persons

The register may include the personal details of members, former members and those who wish to be contacted by the society.

  1. Purpose and legal basis for the processing of personal data

The purpose of the Member Register is to store the contact information of the member network and of others interested in receiving announcements from and maintaining communication with the society (“interested others” from now on). The Member Register is mainly used for communication with the members and interested others (e.g. newsletters, event communication). The Member Register is also used for improving and strengthening the co-operation between the members. Membership in the Member Register is voluntary. The register is used for managing memberships, relationships with the members, activities for the members, and communication with the members. Data can be used for producing email distribution lists for contacting the members. Data in the Member Register can also be used for producing statistical data for the use of the society.

The processing of personal data is based on free and informed consent by the data subject. ((EU) 2016/679, Articles 6 and 7)

  1. Processed personal data

Mandatory information required for registering as a member is marked with an asterisk (*)

  • Name*
  • E-mail address*
  • Mailing address (obligatory when joining the society in conjunction with the conference organized by FSDR)
  • Student or not
  • Years when has been a member
  • Possibly other personal details, such as work information, provided by the person
  1. Recipients and recipient groups of personal data

The recipients of personal data include the FSDR Board Members and the data service providers. The Member Register may be partly serviced by third parties, and in such case the society makes agreement that the personal data are handled appropriately and according to the personal data legislation.

  1. Principles for the protection of personal data

The Member Register is handled with outmost care and the personal data are protected accordingly. The data controller makes sure that the saved data and the user rights of internet servers and other critical information as regards the safety of personal data are handled confidentially and only by those who are required to do so. The latter are bound by confidentiality obligation. The personal data are held in databases the require a user name and a password.

The society resorts to needed technical and organizational measures to safeguard the personal data from unlawful access, transfer, disposal, or other forms of unlawful use, according to the current Finnish and European data protection legislation.

  1. Information on transferring data to third countries

Data in the Member Register will not be transferred or disclosed to parties outside the EU or the European economic region.

  1. Information on the source of personal data

The information in the register is obtained from contacts through email, online forms (when applying for membership), phone, social media services, contracts and other occasions whereby the person disposes personal information.

  1. The period for retaining personal data

Data will be removed, when the data subject informs the society that he wants to leave the Member Register, or when he is neither a member nor belongs to any e-mail distribution lists.

  1. Rights of the data subject

The data subject has the right to

  • access their personal data retained by the data controller;
  • rectification or erasure of data;
  • restrict the processing of data;
  • transfer the data from one controller to another.

Additionally, the data subject has the right to

  • cancel or object the use of their personal data.
  • make a complaint to the supervisory authority.
  1. Contact information of the supervisory authority

The Office of the Data Protection Ombudsman
Visiting address: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki, Finland
Postal address: P.O. Box 800, 00521 Helsinki, Finland
Telephone: 029 56 66700
e-mail: tietosuoja [at] om.fi

  1. Automatic decision-making, including profiling

Registered data will not be used for automatic decision-making or profiling.

  1. The legal validity of the different language versions

In cases of conflict between the different languages in this document, the text in Finnish is always the more valid.

  1. Changes to this document

This document will be updated if necessary or requested. In case changes are made, the society will update the changes and the dates in the document. If the changes are remarkable the society can inform the members in other ways, such as emailing or updating the webpage.